Cercetările arată că chiar și blocajele mentale de scurtă durată create de trecerea de la o sarcină la alta pot costa până la 40% din timpul productiv al unei persoane, echivalentul unei scăderi de 10 puncte IQ din performanța noastră cognitivă – la fel de debilitant ca și fumatul de iarbă.
În rândul lucrătorilor educați și moderni, puține obiceiuri sunt atât de răspândite ca multitasking-ul, procesul aparent de gestionare a mai multor sarcini sau activități în același timp. Spun „aparent”, deoarece există dovezi științifice convingătoare care sugerează că multitasking-ul se referă mai ales la schimbarea sarcinilor sau la trecerea de la o activitate la alta sau de la o zonă de concentrare a atenției la alta.
Așadar, deși putem avea „impresia” că suntem productivi dacă facem mai multe lucruri în același timp, în mare parte ne împărțim resursele noastre limitate de atenție între diferite sarcini, împrăștiindu-ne prea mult din punct de vedere intelectual.
Aproximativ 60-75% dintre lucrători declară că sunt distrași la locul de muncă, ceea ce, numai în SUA, se ridică la aproximativ 650 de miliarde de dolari în pierderi de productivitate (de 15 ori mai mare decât costul cifrei de afaceri, al absenteismului și al bunăstării).
Cercetările arată că chiar și blocajele mentale de scurtă durată create de trecerea de la o sarcină la alta pot costa până la 40% din timpul productiv al cuiva, echivalentul scăderii a 10 puncte IQ din performanța noastră cognitivă – aproximativ la fel de debilitant ca fumatul de iarbă, mai puțin experiența subiectivă de a ne simți mai creativi (adesea, neegalată de realizări obiective).
Multitasking-ul este deosebit de răspândit în timpul ședințelor prin videoconferință (de exemplu, Zoom, Teams, Google Meet etc.), ceea ce explică de ce mulți oameni preferă să nu fie în fața camerei și de ce mulți lucrători sunt încântați de posibilitatea de a-și trimite avatarurile să participe la ședințe în numele lor, având IA nu doar să înregistreze, să transcrie și să rezume ședințele, ci și să participe ca și cum ar fi fost acolo.
Poate că în viitorul videoconferințelor fiecare angajat își va trimite AI sau avatarul virtual să participe în numele său, vorbind cu alți asistenți AI, în timp ce noi găsim activități alternative care să ne captiveze întreaga atenție – nu vizionarea de videoclipuri pe YouTube, Netflix sau TikTok, ci ceva care să adauge cu adevărat valoare angajatorului nostru?
Între timp, iată câteva considerații despre pericolele multitasking-ului, în special în timpul teleconferințelor:
- Oamenii raportează o retenție mai scăzută a cunoștințelor și a informațiilor după ce fac multitasking în timpul convorbirilor.
- Multitasking-ul în timpul convorbirilor poate induce stres și oboseală Zoom.
- Până la 80 % dintre lucrători recunosc că fac multitasking sau că adorm în timpul convorbirilor video (numărul real este probabil mai mare, deoarece obiceiurile negative sunt de obicei subraportate).
- Întâlnirile de dimineață sunt mai predispuse la multitasking decât cele de după-amiază – probabil pentru că oamenii au mai multă energie pentru a se ocupa de lista de lucruri pe care le au de făcut, pe care le prioritizează în fața întâlnirilor.
- Ceilalți oameni își vor putea da seama dacă faceți multitasking așa cum puteți (dacă nu cumva sunt prea ocupați cu multitasking-ul).
- Organizațiile cheltuiesc, de obicei, între 7% și 15% din bugetul lor pentru ședințe, cu un randament slab al acestei investiții. Deși există o artă și o știință în desfășurarea unor ședințe eficiente, este mai degrabă excepția decât norma în organizațiile din lumea reală.
- Întâlnirile mai scurte, mai mici, mai puțin frecvente, mai târzii, în persoană, orientate spre acțiune sunt mai susceptibile de a preveni multitasking-ul decât invers.
- Dacă nu aveți nimic de spus, dacă nu există acțiuni, dacă sunt prea multe persoane și dacă nu aveți nimic de învățat, mai bine săriți peste ședință decât să faceți mai multe lucruri în același timp, deoarece nu ar fi trebuit să fiți la ședință în primul rând. Porniți de la premisa că, dacă are loc o ședință și majoritatea celor prezenți nu-și dau seama dacă ați fost sau nu acolo, atunci nu ar fi trebuit să participați în primul rând.
- Dacă motivul pentru care participați la ședință este să vă prefaceți că vă pasă sau să vă implicați în aspectele performative ale performanței la locul de muncă care țin de „teatrul productivității”, atunci puteți la fel de bine să faceți un efort să vă prefaceți că vă pasă de ședințe, ceea ce ar implica să nu faceți multitasking.
Eșecul de a măsura producția și obsesia de a cuantifica și monitoriza inputul contribuie la supraîncărcarea ședințelor, care, la rândul său, contribuie la multitasking în timpul ședințelor.
Pentru a construi o cultură a angajamentului și a productivității, liderii trebuie să își reevalueze abordarea față de ședințe și gestionarea sarcinilor. Este imperativ să se încurajeze un mediu în care munca profundă este apreciată în detrimentul iluziei ocupării.
Soluțiile includ:
Restructurarea ședințelor pentru a se asigura că acestea sunt necesare, orientate spre obiective și că includ doar pe cei direct implicați.
Încurajarea pauzelor între sarcini pentru a reduce încărcătura cognitivă și oferirea de instruire privind gestionarea eficientă a volumului de muncă
Folosirea tehnologiei pentru a automatiza sarcinile de rutină, eliberând intelectul uman pentru rezolvarea problemelor complexe
Responsabilitatea personală joacă un rol vital. Profesioniștii trebuie să cultive disciplina de a se concentra și curajul de a comunica atunci când o ședință este redundantă.
Prin adoptarea acestor strategii, putem transforma spațiul de lucru modern într-un tărâm în care calitatea primează în fața cantității, atenția este păstrată, iar productivitatea autentică este norma și nu excepția.
Scopul este clar: să obținem un mediu de lucru în care multitasking-ul este excepția, nu regula, și în care fiecare sarcină îndeplinită este un pas intenționat spre excelență.
